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Pequeña empresa desea poner en marcha un departamento administrativo

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Pequeña empresa desea poner en marcha un departamento administrativo

Situación

  • Uno de los socios asumía el trabajo administrativo. Disponía de la ayuda de un gestor que cumplimentaba la contabilidad, impuestos y los temas laborales.
  • Inicialmente, este socio se dedico a realizar este trabajo para evitar más costes a la empresa que estaban organizando. Pero no era un profesional de esta área y su trabajo real era mucho más valioso para la empresa que el administrativo.
  • Debía poner en marcha un departamento administrativo para liberarse del trabajo y a la vez estaba interesado en continuar disponiendo de control efectivo sobre la situación económica.

Acciones

Delimitamos el trabajo a realizar

Básicamente, facturación a clientes, seguimiento de cobros, introducción de facturas de proveedores y gastos, codificación para análisis por proyectos, preparación de pagos, cierres mensuales y otras tareas de soporte administrativo.

Establecimos una metodología de trabajo y un acompañamiento de la persona escogida

La idea es que la persona encargada de asumir esta función la pudiera realizar con solvencia y según un método que fuera eficaz y claro para los socios. En este caso, la persona escogida fue una asistente que ya realizaba tareas administrativas dentro de la empresa.

Se realizó un trabajo de formación y seguimiento de la persona encargada para que pudiera asumir trabajos de mayor valor

Se establecieron cuatro aspectos de gestión prioritarios:

  1. Establecimiento de un plan de tesorería a 3 meses a actualizar mensualmente
  2. Análisis de rentabilidad de proyectos
  3. Trabajo en base a Presupuestos anuales y sus revisiones periódicas
  4. Determinación y control de indicadores de gestión

Beneficios

  • Liberar a una persona valiosa en el negocio de las cargas administrativas.
  • Concederle a la persona escogida para llevar estas tareas un puesto con una mayor responsabilidad, pero con una gestión de las tareas de un modo controlado, supervisado y progresivo.
  • La persona encargada consiguió consolidar una gestión administrativa muy correcta y de una calidad muy superior a la hasta entonces desarrollada.

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