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Ganamos dinero, pero no tenemos caja para pagar…

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Ganamos dinero, pero no tenemos caja para pagar…

Situación

La empresa tenía beneficios pero no disponía de caja para pagar sus obligaciones.

  • La empresa tuvo un beneficio de 27, ventas de 1.041 y clientes de 336 (cifras en miles de euros).
  • La ratio de plazo de cobro de clientes era de 128 días y la de plazo de pago a proveedores de 152 días, por encima de lo pactado que oscilaba entre 60 y 90 días.

Acciones

  1. El gerente no entendía que a pesar de los beneficios tuviera problemas de tesorería. Se le explicó razonadamente el porqué de esta situación y su normalidad.
  2. Se realizó un análisis de Necesidades financieras y una previsión de tesorería que detectaron una necesidad de 115 en un plazo breve.
  3. Los socios realizaron un préstamo por 70 y solicitaron una póliza de crédito por 50, para cubrir la necesidad.
  4. Se necesitaban mejorar los cobros. Se realizó un análisis de facturas emitidas que mostró clientes por valor de 35 con saldos pendientes desde hacía un año. Se les llamó y aseguraron que la factura no había sido recibida o que se había solicitado rectificación de algún dato, sin respuesta de la empresa. Al indagar internamente comprobamos que el departamento administrativo estaba colapsado y mal gestionado.
  5. Se estableció un procedimiento de control y seguimiento de la facturación que logró en un periodo de 3 meses, reducir el plazo de cobro a 88 días y de pago a proveedores a 102 días junto a una reducción de necesidades financieras de 115 a 70.

Además, se descubrió que:

  1. El departamento técnico podría dar la orden de facturar mucho antes
  2. Errores cometidos en la confección de facturas causaban retrasos en recepción y por tanto, en el cobro final.
  3. En algunas ocasiones se enviaba la factura a personas no válidas para gestionar el documento.
  4. Se realizó un seguimiento post-contrato que logró reducciones consolidadas del plazo de cobro a niveles de 65 días y de pago a proveedores a 70 días. Esto ha provocado en algunos casos la consecución de precios más ajustados de los proveedores y en conjunto una reducción de las necesidades financieras.

Otros puntos destacados

La gerencia asumió que los beneficios son importantes pero que no aseguran el efectivo necesario para gestionar el negocio. Se tomaron otras medidas como:

  • Se normalizó un documento de previsión de tesorería para detectar situaciones de falta de liquidez.
  • Se analizó, en proyecto aparte, la carga de trabajo del departamento administrativo, para detectar carencias, racionalizar su trabajo y establecer prioridades.
  • Se creó un procedimiento de facturación y de gestión de cobros y otro de recepción de facturas y pagos.

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